Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) van Miedema accountants op een zorgvuldige manier te behandelen.
Voor minder ernstige klachten wordt u verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met uw contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien uw klacht juist de contactpersoon betreft kunt u ook contact opnemen met een (andere) vennoot van onze organisatie.
Bij ernstige klachten, of indien u de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door u gewenste resultaat oplevert, kunt u de klacht op het bijgevoegde formulier omschrijven en ter attentie van de directie van Miedema Accountants versturen.
Eventueel kunt u de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. U zult dan gevraagd worden (per post of per fax) het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven.
Bij schriftelijk ingediende klachten wordt de directie van Miedema Accountants altijd ingelicht. De directie zal de klacht zelf behandelen of in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken accountant (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.
Dit zal in ieder geval gebeuren bij klachten rond de zogenaamde assurance-opdrachten (opdrachten waarbij (enige vorm van) controle wordt verricht en waarbij hierover door ons een rapportage is afgegeven) en ook wanneer de klacht onze kwaliteitsbeheersing (aspecten rond integriteit, objectiviteit, geheimhouding, deskundigheid en zorgvuldigheid, en professioneel gedrag) of vaktechnische aspecten betreft.
Het is onze bedoeling dat zowel personen van buiten het accountantskantoor als interne medewerkers door middel van deze klachtenprocedure vrijuit vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen zonder dat dit hun rechtpositie schaadt. Ons kantoor zal klachten altijd serieus nemen, en hierin vertrouwelijk en overigens zorgvuldig handelen.
Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen binnen Miedema Accountants zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat u in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.
Vervolgens zal het bestuur, indien van toepassing in overleg met de externe accountant of andere deskundige(n), besluiten over uw klacht, en u van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien u geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/ of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.
Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt wordt u ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn de directie wel denkt met een reactie te kunnen komen.
Wij hopen uiteraard dat wij uw klacht op een voor u bevredigende wijze kunnen oplossen. Het echter zijn dat de reactie van ons kantoor u niet tevreden stelt. Indien we er ook na nader overleg niet uitkomen, kun u zich eventueel wenden tot de Accountantskamer te Zwolle voor het aanhangig maken van een tuchtzaak.
Bijlage: Klachtenformulier
“Sinds 2008 zijn wij klant van Miedema Accountants en tot op de dag van vandaag zijn we dat nog steeds naar alle tevredenheid. Ze hebben ons goed geadviseerd toen wij als bedrijf in een iets mindere periode zaten. Het prettige aan het contact met Miedema Accountants vind ik de korte lijnen. Daarnaast zijn zij erg daadkrachtig en no-nonsense wat ik als erg plezierig ervaar. Bij Miedema Accountants ben je verzekerd van een helder en bondig advies!”
Dirk van Diepen